אם החותם הינו מתחת לגיל 18 יש להגיע לנציגות בליווי הוריו או אפוטרופוס. רצוי לברר באשר לצורך בליווי החותם על ידי ההורים טרם ההגעה לנציגות.
זכאים להגיש את הבקשה אזרחים ותושבים ישראלים, אזרחים זרים המבקשים לחתום על מסמך להצגה בישראל תאגידים או חברות שהתאגדו בישראל או בחו"ל
יש להגיע לנציגות ישראל בארץ השהייה עם המסמכים המקוריים אותם מבקשים לאמת בצרוף דרכון, או תעודת זהות, או רישיון נהיגה.
בעסקת נדל"ן- יעשה הזיהוי רק באמצעות דרכון או תעודת זהות בתוקף
מסמכים שאינם בשפה הידועה לנציג או לחותם:
במקרה ששפת המסמך איננה ידועה לנציג או לחותם, יש לצרף תרגום בשפה המובנת לחותם או לנציג ותצהיר מאומת של מתורגמן .
בתצהיר המתורגמן יש לציין שהמתורגמן שולט בשתי השפות והתרגום תואם בתוכנו למקור.
תצהיר מתורגמן יכול להיות מאומת באחת מהדרכים הבאות:
1. על ידי הנציג הדיפלומטי המוסמך, כפעולה נוטריונית נפרדת.
2. על ידי נוטריון מקומי. יש לאמת את התצהיר כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
3. על ידי עורך דין או נוטריון ישראלי.
אימות חתימה בשם תאגיד או חברה שהתאגדה בישראל יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה כשהיא חתומה על ידי עורך דין החברה בחותמת נאמן למקור.
2. אישור כתוב ועדכני מעורך דין, או רואה חשבון של החברה, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
לאימות חתימה של חברה שהתאגדה בחוץ לארץ יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה, מאומתת כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
2. אישור עדכני מעורך הדין או רואה החשבון של התאגיד, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
במקרה שהחותם בפני הקונסול הוא קטין – במעמד החתימה נדרש אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט.
- מסמך מקורי לחתימה
- תרגום אם נדרש
- תצהיר מתורגמן, במידה ונעשה תרגום של המסמך.
- אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט במקרה שהמבקש מתחת לגיל 18.
ההגעה לנציגות מותנית בקביעת תור מראש באמצעות המערכת לזימון תורים
טרם הגעה לנציגות יש לדאוג שיהיו בידיך כל המסמכים והטפסים המלאים הנדרשים
חשוב לדעת
משך הטיפול במסמכים נוטריונים הינו עד 5 ימי עסקים מיום החתימה בנציגות.
על החותם להוכיח בקיאות בשפה בה כתוב המסמך.
אם שפת המסמך אינה עברית או אנגלית, יש לתרגם המסמך ולאמתו בחותמת אפוסטיל (פרטים
מטה)אין לחתום על המסמכים לפני הגעתכם לנציגות. פעולת החתימה תתבצע מול הנציג הקונסולרי.
יש לוודא כי כל המסמכים והעותקים הדרושים לחתימה מודפסים מראש.
על החותם להיות כשיר משפטית לחתימה על המסמך- כשירות החותם תיבדק במהלך הפגישה.
לחתימה על מסמכי מקרקעין, יש להצטייד בתעודת זהות ישראלית או בדרכון ישראלי בתוקף.
במידה שהמסמך כתוב בשפה שהחותם אינו יכול להוכיח בקיאותו בה, יש לתרגם המסמך לפני
הגעה לנציגות (פרטים מטה).לא ניתן לחתום על צוואה בקונסוליות או בשגרירויות.
חתימה על מסמכים בשפה שאינה ידועה לחותם או לנציג הקונסולרי
במקרה בו המסמך כתוב בשפה שאינה ידועה לחותם או לנציג הקונסולרי (עברית או אנגלית), יש לתרגם המסמך לפני הגעה לנציגות.
להלן שתי דרכים לתרגום המסמך:
תרגום באמצעות עורך דין בישראל הבקיא בשתי השפות:
עורך הדין חייב להיות בעל הכשרה נוטריונית.
המסמך חייב להיות מתורגם באופן זהה למסמך המקורי.
עורך הדין חייב לצרף תצהיר מתורגמן מטעמו המכיל את כל פרטיו.
תרגום המסמך באמצעות מתורגמן הבקיא בשתי השפות:
על כל מסמך להיות מתורגם ומחובר יחד, ובנפרד ממסמכים אחרים. לא ניתן יהיה לקבל חוברת
תרגומים המכילה מסמכים שונים.על התרגום להיות זהה מילה במילה למסמך המקורי.
התרגום או המקור חייבים להיות בשפה העברית או האנגלית.
ניתן לבחור מתורגמנ/ית מתוך רשימת המתורגמנים כאן.
בסיום הליך התרגום, יש לגשת ל- US Department of State לצורך הוספת חותמת אפוסטיל על
התרגום. הליך הוצאת האפוסטיל כאן.