אם החותם הינו מתחת לגיל 18 יש להגיע לנציגות בליווי הוריו או אפוטרופוס. רצוי לברר באשר לצורך בליווי החותם על ידי ההורים טרם ההגעה לנציגות.
זכאים להגיש את הבקשה אזרחים ותושבים ישראלים, אזרחים זרים המבקשים לחתום על מסמך להצגה בישראל תאגידים או חברות שהתאגדו בישראל או בחו"ל
יש להגיע לנציגות ישראל בארץ השהייה עם המסמכים המקוריים אותם מבקשים לאמת בצרוף דרכון, או תעודת זהות, או רישיון נהיגה.
בעסקת נדל"ן- יעשה הזיהוי רק באמצעות דרכון או תעודת זהות בתוקף
מסמכים שאינם בשפה הידועה לנציג או לחותם:
במקרה ששפת המסמך איננה ידועה לנציג או לחותם, יש לצרף תרגום בשפה המובנת לחותם או לנציג ותצהיר מאומת של מתורגמן .
בתצהיר המתורגמן יש לציין שהמתורגמן שולט בשתי השפות והתרגום תואם בתוכנו למקור.
תצהיר מתורגמן יכול להיות מאומת באחת מהדרכים הבאות:
1. על ידי הנציג הדיפלומטי המוסמך, כפעולה נוטריונית נפרדת.
2. על ידי נוטריון מקומי. יש לאמת את התצהיר כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
3. על ידי עורך דין או נוטריון ישראלי.
אימות חתימה בשם תאגיד או חברה שהתאגדה בישראל יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה כשהיא חתומה על ידי עורך דין החברה בחותמת נאמן למקור.
2. אישור כתוב ועדכני מעורך דין, או רואה חשבון של החברה, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
לאימות חתימה של חברה שהתאגדה בחוץ לארץ יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה, מאומתת כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
2. אישור עדכני מעורך הדין או רואה החשבון של התאגיד, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
במקרה שהחותם בפני הקונסול הוא קטין – במעמד החתימה נדרש אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט.
- מסמך מקורי לחתימה
- תרגום אם נדרש
- תצהיר מתורגמן, במידה ונעשה תרגום של המסמך.
- אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט במקרה שהמבקש מתחת לגיל 18.
ההגעה לנציגות מותנית בקביעת תור מראש באמצעות המערכת לזימון תורים
טרם הגעה לנציגות יש לדאוג שיהיו בידיך כל המסמכים והטפסים המלאים הנדרשים
אישורים נוטריוניים חייבים להתבצע בנוכחותו הפיזית של האדם החותם מול נציג דיפלומטי או קונסולרי.
אין בסמכותם של נציגים דיפלומטיים לבצע פעולות נוטריוניות המתייחסות לקטינים ללא קבלת אישור מראש ממטה משרד החוץ.נציגויות ישראל בחוץ לארץ אינן מוסמכות לערוך צוואות, לאמת הסכמי ממון בין בני זוג או לערוך מסמכים בעלי אופי משפטי.בכל פעולה נוטריונית יש לנציגים הדיפלומטיים או הקונסולריים אפשרות לשיקול דעת ובסמכותם לסרב לבצע פעולה אם לא שוכנעו שהיא עומדת במלוא דרישות החוק.
פעולה נוטריונית לא תבוצע בנציגות כאשר:
- איננה נעשית מרצון חופשי.
- הינה נוגדת את דיני הארץ בה שוהים.
- המסמך כוזב או מנוגד לחוק.
- המסמך לא מושלם או ערוך באופן לקוי.
במקרים בהם קיימת סיבה המונעת מהמבקש להופיע בפני נציג או נוטריון לשם אימות חתימה, יש להתקשר לנציגות לבירור דרכי פעולה נוספות.אימותי חתימהיש להגיע לנציגות ישראל בארץ השהייה עם המסמכים המקוריים אותם מבקשים לאמת בצירוף דרכון, או תעודת זהות, או רשיון נהיגה.באימות חתימה עבור מבקשים מתחת לגיל 18 נדרשת חתימת אפוטרופוס או אישור בית-משפט. בחתימה על מסמך שנועד לביצוע עסקה במקרקעין ייעשה הזיהוי באמצעות תעודת זהות או דרכון תקף בלבד.
במקרה ששפת המסמך איננה ידועה לנציג או לחותם, יש לצרף תרגום ותצהיר מאומת של מתורגמן .בתצהיר המתורגמן יש לציין שהמתורגמן שולט בשתי השפות והתרגום תואם בתוכנו למקור.תצהיר מתורגמן יכול להיות מאומת באחת מהדרכים הבאות:
- על ידי הנציג הדיפלומטי המוסמך, כפעולה נוטריונית נפרדת.
- על ידי נוטריון מקומי ובצירוף חותמת אפוסטיל.
- על ידי עורך דין בישראל.
לאימות חתימה בשם תאגיד או חברה שהתאגדה בישראל יש לצרף את המסמכים הבאים:
- תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה כשהיא חתומה על ידי עורך דין החברה בחותמת נאמן למקור.
- אישור כתוב ועדכני מעורך דין, או רואה חשבון של החברה, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
לאימות חתימה של חברה שהתאגדה בחוץ לארץ יש לצרף את המסמכים הבאים:
- תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה, מאומתת באפוסטיל.
- אישור עדכני מעורך הדין או רואה החשבון של התאגיד, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
במדינות שאינן חתומות על אמנת האפוסטיל יש לאמת את המסמכים הנדרשים כתעודות ציבוריות זרות.