אם החותם הינו מתחת לגיל 18 יש להגיע לנציגות בליווי הוריו או אפוטרופוס. רצוי לברר באשר לצורך בליווי החותם על ידי ההורים טרם ההגעה לנציגות.
זכאים להגיש את הבקשה אזרחים ותושבים ישראלים, אזרחים זרים המבקשים לחתום על מסמך להצגה בישראל תאגידים או חברות שהתאגדו בישראל או בחו"ל
יש להגיע לנציגות ישראל בארץ השהייה עם המסמכים המקוריים אותם מבקשים לאמת בצרוף דרכון, או תעודת זהות, או רישיון נהיגה.
בעסקת נדל"ן- יעשה הזיהוי רק באמצעות דרכון או תעודת זהות בתוקף
מסמכים שאינם בשפה הידועה לנציג או לחותם:
במקרה ששפת המסמך איננה ידועה לנציג או לחותם, יש לצרף תרגום בשפה המובנת לחותם או לנציג ותצהיר מאומת של מתורגמן .
בתצהיר המתורגמן יש לציין שהמתורגמן שולט בשתי השפות והתרגום תואם בתוכנו למקור.
תצהיר מתורגמן יכול להיות מאומת באחת מהדרכים הבאות:
1. על ידי הנציג הדיפלומטי המוסמך, כפעולה נוטריונית נפרדת.
2. על ידי נוטריון מקומי. יש לאמת את התצהיר כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
3. על ידי עורך דין או נוטריון ישראלי.
אימות חתימה בשם תאגיד או חברה שהתאגדה בישראל יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה כשהיא חתומה על ידי עורך דין החברה בחותמת נאמן למקור.
2. אישור כתוב ועדכני מעורך דין, או רואה חשבון של החברה, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
לאימות חתימה של חברה שהתאגדה בחוץ לארץ יש לצרף את המסמכים הבאים:
1. תעודת התאגדות או תעודת רישום של החברה, מאומתת כדין (אפוסטיל או אימות משרד החוץ המקומי).
2. אישור עדכני מעורך הדין או רואה החשבון של התאגיד, המאשר כי החותם רשאי לחייב את התאגיד ולחתום בשמו.
במקרה שהחותם בפני הקונסול הוא קטין – במעמד החתימה נדרש אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט.
- מסמך מקורי לחתימה
- תרגום אם נדרש
- תצהיר מתורגמן, במידה ונעשה תרגום של המסמך.
- אישור אפוטרופוס או אישור בית משפט במקרה שהמבקש מתחת לגיל 18.
ההגעה לנציגות מותנית בקביעת תור מראש באמצעות המערכת לזימון תורים
טרם הגעה לנציגות יש לדאוג שיהיו בידיך כל המסמכים והטפסים המלאים הנדרשים
הנחיות בטחון:
על כל מבקר המגיע לשגרירות להצטייד בתעודה מזהה (דרכון או תעודת זהות) לשם זיהוי.
כל מבקר וחפציו יעברו בדיקה בטחונית.
לא ניתן להכניס חפצים אישיים ומכשירים אלקטרוניים לרבות טלפונים ניידים.
לא ניתן להכניס מזון ובקבוקי שתיה.
הנחיות האבטחה בשגרירות חלות ומחייבות את כלל האנשים הנמצאים בחדר ההמתנה הקונסולרי.